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Cumplimiento de las empresas pertenecientes al Régimen de Zonas Francas


Jossue Gutiérrez / [email protected]

¿En qué me debo concentrar más para estar en cumplimiento?

El tema de cumplimiento en las empresas del RZF, es quizás el tema más común en las distintas reuniones que tenemos con nuestros clientes, por lo que en este artículo me permito mencionar los aspectos en los cuales los colaboradores de las diferentes empresas deben prestar mayor atención.

Control de activos fijos

Sin lugar a dudas, el control de activos es lo más importante en el Régimen de Zonas Francas, esto implica una logística para que, desde el momento de realizar una compra, los diferentes participantes trabajen de forma coordinada, para que el equipo contable registre la factura, la vida útil, y controle la depreciación, mientras que los encargados de recibir los activos físicos deben proceder a etiquetarlos, a recopilar la información de marca, modelo, serie, entre otros elementos obligatorios.

Lo anterior permitiría que el auxiliar esté siempre actualizado y con toda la información requerida, no obstante, algunos de los errores comunes son falta de coordinación entre los equipos o con los asesores externos, o bien falta de procedimientos claros que no les permite recopilar la información.

Bajas de activos

Cuando se adquieren activos exentos de impuestos, las empresas del RZF, deben tener claro que, si en algún momento requieren darle de baja, deben primero haber realizado un procedimiento ya sea de nacionalización, destrucción, donación o reciclaje.

Es común que se ignoren procesos probablemente por falta de conocimiento y que se proceda con la baja contable, no obstante, durante una auditora de PROCOMER, precisamente es por este motivo que se piden los registros de altas y bajas, siendo muy sencillo de detectar cualquier baja realizada incorrectamente.

Activos en teletrabajo

Producto del teletrabajo y por ende la necesidad de que los empleados pudieran utilizar los activos requeridos para ejercer sus funciones desde el hogar, se modificó la normativa la cual permitía el libre tránsito solamente a las laptops, para que en adelante se puedan movilizar cualquier otro activo que sea necesario para el teletrabajo.

No obstante, se debe tener un control de activos en teletrabajo debidamente actualizado, con las direcciones e identificación de las personas responsables, que incluso esto puede ser revisado mediante muestreo ante una eventual auditoría de PROCOMER.

Procedimientos aduaneros

Las empresas deben mantener actualizado el libro de control de operaciones siguiendo la metodología de llenado ya definida en la normativa, además de esto, resulta importante siempre validar las modalidades de los DUAS para asegurarse de utilizar las correctas.

Se debe siempre cerrar los viajes dentro de los plazos adecuados, y es recomendable siempre tener actualizados el personal subalterno ante las autoridades.

En cuanto a los DUAS, quiero recordar que la fecha del DUA es la que establece la fecha de adquisición del activo, y así debe verse reflejado en el auxiliar de activos fijos.

Procedimiento de validación de impuestos liquidados

Finalmente, se recuerda que cuando una empresa decide pagar los impuestos de un activo que había sido adquirido localmente, esto mediante un recibo oficial de pago D110, se debe de forma posterior realizar el tramite en TRAVI de validación de impuestos liquidados, esto para que la Administración puede confirmar el correcto calculo de los impuestos y se emita un documento formal, el cual es requerido constantemente en auditorias de PROCOMER.

Lo anterior son algunos de los puntos más comunes que se presentan en las empresas del Régimen de Zonas Francas, siendo la recomendación más importante que haya una validación a lo interno, o mediante asesoría externa, que les permita determinar cualquier área de mejora con el fin de, que en el día a día, se aseguren que estén realizando las cosas adecuadamente, y no esperarse hasta una situación que los puedan comprometer.